Digital Office

Digitale Prozesse

Unser Applikationen-Team unterstützt Sie von der Analyse, Projektplanung bis hin zur Entwicklung und Implementierung von zukunftsfähigen Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse. So implementieren wir u.a. auf Basis der ELO ECM Suite spezielle Fachbereichslösungen mithilfe der ELO Business Solutions, wie z. B. Rechnungs-, Vertrags-, Personal-, Bewerber-, und Besuchermanagement.

ELO Professional – Ihr Weg in die digitale Zukunft

Mit der ELO ECM Suite bieten wir Unternehmen verschiedenster Größe, ob KMU oder Großkonzern, eine skalierbare Lösung für Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement. Diese zeichnet sich durch einen modularen Aufbau, zahlreiche Schnittstellen sowie einfache Integrierbarkeit für jede individuelle Anforderung aus.

Unsere Expertisen reichen hier von der Einführung von ELO als klassisches Archivsystem inklusive Mailarchivierung bis hin zur Implementierung von ELO Business Solutions. Durch entsprechende Anpassungsprogrammierung sind wir in der Lage auch komplexeste Einsatzszenarien nach Kundenwünschen umzusetzen. Selbst eine Implementierung der ELO Lösung als Backend in eine eigene Kunden Frontend Lösung ist für unser erfahrenes Entwickler- und Programmierer Team möglich.

Mit unseren Kunden pflegen wir eine enge Partnerschaft, die sowohl die regelmäßige Wartung der installierten Lösungen als auch unterstützenden Support bei der Bewältigung anfallender Problemstellungen betrifft.

ELO Knowledge

Alle geschäftsrelevanten Informationen zugängig machen

Produktinformation

Mit ELO Knowledge wird eine unternehmensweite Informationsplattform geschaffen, deren Ziel es ist, alle geschäftsrelevanten Informationen für diejenigen Mitarbeiter zugänglich und nutzbar zu machen, die diese für ihre tägliche Arbeit benötigen. ELO Knowledge bündelt sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank.

In dieser sorgen leistungsfähige Schnittstellen dafür, dass Informationsinseln und isolierte Datensilos zu einer unternehmensweiten Informations- und Wissensplattform verbunden werden können. Mit dem ELO Knowledge lässt sich eine Community etablieren, in der sich Mitarbeiter gegenseitig unterstützen, Wissen gerne teilen und gute Ideen gemeinsam vorantreiben. Damit werden das Know-how und die Erfahrungen jedes einzelnen Mitarbeiters eingebracht und effizient genutzt, um gemeinsam schneller Lösungen zu finden und die Produktivität nachhaltig zu steigern.

  • Zentrales Wissensportal zur gemeinsamen Lösungsfindung
  • Wissen und Erfahrungen erfassen und teilen
  • Vereinen von Ideenmanagement und Wissenstransfer
  • Förderung der Produktivität und Kreativität der Mitarbeiter
  • Innovation und Optimierungen gemeinsam vorantreiben

Lars Neumüller
Head of Application

+49 30 42 26 92-76
l.neumueller(at)pkn.de
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ELO Vertragsmanagement

Mit ELO Contract haben Sie Ihre ein- und ausgehenden Verträge im Blick

Produktinformation

Mit ELO Contract haben Sie Ihre ein- und ausgehenden Verträge im Blick und werden rechtzeitig an Termine und Fristen erinnert. Das spart viel Geld und schafft Transparenz. Die Verträge selbst liegen zentral und rechtskonform im ELO System.

Ein Workflow sorgt dabei für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen – schnell, automatisiert und ohne Medienbrüche. In einem Cockpit erhalten Sie den Überblick über alle Vertragsinformationen, können Auswertungen vornehmen und Ihr Controlling individuell gestalten.

  • Transparenz über den gesamten Prozess
  • Sämtliche Vertragsdokumente in einer zentralen Vertragsakte
  • Rechtskonforme Langzeitarchivierung über vorgeschriebene Aufbewahrungszeiträume
  • Praktische Visualisierung von Vertragsdetails
  • Übersichtlicher Kalender mit Zahlungs-, Berichts- und Kündigungsterminen
  • Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung
  • Bequeme Liquiditäts- und Kostenplanfunktion
  • Flexible Nutzung von Vertragsdaten aus anderen Anwendungen

Lars Neumüller
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Digitales Rechnungsmanagement

Bewältigen Sie Ihre Rechnungen effizient, kostengünstig und jederzeit nachvollziehbar

Produktinformation

Bewältigen Sie Ihre Rechnungen effizient, kostengünstig und jederzeit nachvollziehbar. Dies betrifft nicht nur die Erfassung, Prüfung, Kostenzuordnung und Freigabe. Vielmehr spielen auch die abschließende Buchung und die Veranlassung der Zahlung eine wichtige Rolle. Somit ist eine Verzahnung mit Ihrem bestehenden ERP-System zwingend notwendig. Mit unserer Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen lässt sich dieser Prozess beschleunigen und effizient und jederzeit nachvollziehbar umsetzen.

Unser digitales Rechnungsmanagement besteht aus folgenden Komponenten:

ELO Invoice: Eingangsrechnungen werden vollständig verarbeitet und die Daten abschließend automatisch in das ERP-System übernommen

Rechnungseingangs-Cockpit: Transparenz über alle eingehenden Rechnungen, inkl. verschiedener Auswertungsansichten und Reporting-Funktionen

ELO DocXtractor: Intelligente Extraktion von Beleginhalten unter Nutzung modernster KI-Technologien

  • Effizienzsteigerung im gesamten Rechnungsprozess
  • Fehlerminimierung dank automatischer Rechnungsverarbeitung
  • Permanente Echtzeitkontrolle aller eingegangenen Rechnungen
  • Hohe Transparenz im kompletten Rechnungsmanagementprozess
  • Permanente Fristenüberwachung
  • Optimierte Datenlage für kontinuierliche Liquiditätsplanung
  • Integration aller gängigen ERP-Systeme

Success Story

PKN rüstet Berliner Stadtmission mit modernem Rechnungsmanagement aus

Lars Neumüller
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ELO Dokumentenmanagement

Legen Sie den Grundstein für zukunftsweisende digitale Prozesse

Produktinformation

Mit der umfassenden Lösungssoftware für Enterprise-Content-Management (ECM) legen Sie den Grundstein für zukunftsweisende digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen. Die ELO ECM Suite ist ein skalierbares ECM-System, welches der elektronischen Archivierung und Verwaltung digitaler Akten und Dokumente dient. Die Software bietet Funktionen zur automatischen Eingangsverarbeitung, Ablage und Kontrolle von Dokumenten und unterstützt den Workflow Ihrer Geschäftsprozesse.

Durch Schnittstellen zu anderen Unternehmensanwendungen verwalten Sie mit der ELO ECM Suite alle relevanten Daten über ihren gesamten Lebenszyklus in einer zentralen Akte. Informationen können so rechtskonform verwahrt und effizient verwaltet werden.

  • Effiziente Teamarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten
  • Intelligentes, nachhaltiges Informationsmanagement
  • Optimierung der Arbeiten im Office Umfeld
  • Mobiles Arbeiten leicht gemacht
  • Effiziente Steuerung von abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen
  • Schnelles Auffinden unternehmensrelevanter Informationen und Dokumente
  • Intelligente, individuell konfigurierbare Analysekomponenten
  • Zusammenschluss von vorhandenen Informationsinseln mit ELO

Lars Neumüller
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Digitale Personalakte

Personaldaten sicher verwalten

Produktinformation

Mit der Business Solution ELO HR Personnel File werden Ihre Personaldaten sicher verwaltet. Neben der Erfassung von Personaldaten, lassen sich gleichermaßen Prozesse initiieren und Termine steuern. Personalmanagement-Cockpits ermöglichen das einfache Visualisieren und Einhalten von Personalterminen. Ein Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sorgen für die Einhaltung von Datenschutz und gesetzlichen Vorgaben.

  • Effiziente Stammdatenerfassung und Prozessinitialisierung beim Ein- bzw. Austritt oder Stellenanpassungen von Mitarbeitern
  • Erstellung von Checklisten zur Überblicks- und Terminkontrolle
  • Einhaltung der DSGVO und anderer Richtlinien
  • Automatisierte Benachrichtigungen zu Fristen und Terminen
  • Div. statistische Auswertungen möglich

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Consulting

ELO-Consultants unterstützen Sie mit Expertenwissen und Praxiserfahrung

Produktinformation

Als zertifizierter ELO Business Partner unterstützen unsere erfahrenen ELO-Consultants Sie mit Expertenwissen und Praxiserfahrung. Wir verfügen über ein eigenes ELO-Team mit langjähriger Praxis- und Coaching-Erfahrung und umfangreichem Fach- und Anwendungswissen.

Nachdem Sie mit unseren ELO-Consultants ein detailliertes Konzept zur Umsetzung Ihrer Business-Anforderung entwickelt haben, bringen wir unser Know-how in alle Projektphasen ein, egal ob in der Anforderungsanalyse, bei der Projektimplementierung oder einer Migration von Altsystemen. So können wir den Erfolg Ihres Projektes sicherstellen.

  • Analyse des IST-Zustandes, Planung und Umsetzung Ihrer maßgeschneiderten ELO-Lösung aus einer Hand
  • Pflege des Dokumentenmanagementsystems und Wartung der Server, ebenfalls aus einer Hand
  • Zugriff auf breite ELO-Anwendungslösungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche
  • Professionelle Beratung, Installation, Konfiguration und Anpassung Ihres Dokumentenmanagementsystems
  • Migration von Altsystemen
  • Anbindung zu externen Systemen

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Bewerbermanagement

Erleichtert den kompletten Recruiting-Prozess

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Die Bewerbermanagement-Software ELO HR Recruiting erleichtert den kompletten Recruiting-Prozess, denn von der Stellenausschreibung bis zur finalen Einstellung oder Absage bleibt jeder Schritt transparent. Somit lässt sich mit ELO HR Recruiting das Bewerbermanagement im Unternehmen optimal digitalisieren.

Der gesamte Bewerbungszyklus wird effizient verwaltet und startet mit dem Personalbedarf, der einfach angemeldet werden kann. Eingehende Bewerbungen können entgegengenommen werden und sämtliche Informationen zum Bewerber komfortabel in führende HR-Systeme oder in die digitale Personalakte von ELO überführt werden. Das gesamte Bewerbermanagement erfolgt digital, bis hin zur Korrespondenz und der Einstellung des neuen Mitarbeiters.

  • Digitaler, automatisierter Bewerbungsprozess
  • Integriertes digitales Job-Portal
  • Einfache Verwaltung von offenen Stellen, Ausschreibungen und Bewerbern
  • Effiziente Bearbeitung aller Bewerbungseingänge via E-Mail, Job-Portal oder Post
  • Zentrales Dokumentenmanagement und einfache Vergleichbarkeit der Bewerber
  • Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen

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Besuchermanagement

Jederzeit den Überblick über ein- und ausgehende Kunden, Partner und Gäste

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ELO Visitor ist die perfekte Lösung für digitales Besuchermanagement, denn Sie bereiten Ihren Besuchern einen professionellen Empfang und behalten jederzeit den Überblick über ein- und ausgehende Kunden, Partner und Gäste.

Mit ELO Visitor kann der gesamte Besuchsprozess, von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Verabschiedung, digital begleitet und überwacht werden. Bereits bei der Planung und Erfassung von Besucherinformationen unterstützt ELO Visitor mit zahlreichen nützlichen Funktionen. Darüber hinaus sorgt das ELO Besuchermanagement für einen vollständigen Überblick über alle im Haus befindlichen Besucher und die sichere Archivierung aller Besucherdaten gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

  • Einsatz von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Verabschiedung
  • Besuchermanagement-Cockpit für einen schnellen Überblick zu allen Besuchern im Haus
  • Erfassung und Speicherung aller notwendigen Besucherinformationen
  • Erstellung von individuellen Besucherausweisen
  • Persönliche Begrüßung Ihrer Besucher
  • Kalendarische Darstellung der Besuchstermine und Weiterleitung an andere Mitarbeiter

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E-Mail-Archivierung

Beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse

Produktinformation

Das ELO E-Mail-Management beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse, denn die Vorteile einer E-Mail-Management-Lösung liegen nicht nur in der rechtskonformen Archivierung, sondern auch in der Fähigkeit, E-Mails vorgangsbezogen den richtigen Geschäftsprozessen zuzuweisen.

So ist es beispielsweise möglich, Kunden- oder Projektanfragen direkt in den richtigen Ordner abzulegen und einen per Workflow definierten Arbeitsprozess anzustoßen. Das Ergebnis ist eine für das Unternehmen und die Mitarbeiter sichere und schnelle Abwicklung der Geschäftsvorfälle.

  • Einbindung der Lösung in Microsoft Outlook und Exchange
  • Integration der E-Mails in die Geschäftsprozesse
  • E-Mail-Management integriert in Microsoft Outlook
  • Vorgangsbezogene und zentrale E-Mail-Archivierung
  • Manuelle (client­basierte) oder automatische (serverbasierte) Archivierung
  • Bedarfsgerecht skalierbar
  • Erfüllung gesetzlicher Archivierungsvorgaben
  • Einfaches Suchen und Finden von Informationen
  • Speicherkosten reduzieren

Lars Neumüller
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Unsere Leistungen im Überblick

Seit dem Jahr 2003 führen wir ELO Projekte bei unseren Kunden durch, dabei decken wir sämtliche Projektphasen ab

  • Ist-Analyse
  • Soll-Konzept und Pflichtenheft
  • Installation
  • Customizing
  • Roll out / Übergang in den Produktivbetrieb
  • Support
  • Dokumentation
  • Schulung
  • Projektabschlussaktivitäten