Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung
In jedem Unternehmen gibt es zum Beispiel zahlreiche Tätigkeiten im Bereich der Dateneingaben in den einzelnen Abteilungen, die monatlich oder wöchentlich ausgeführt werden müssen und sich wiederholen.
Das Einsparpotential in der Eingangsrechnungsverarbeitung ist enorm.
Wiederkehrende Eingangsrechnungen müssen jedes Mal von Hand kontiert werden, damit die Freigaben durch die Kostenstellenverantwortlichen erfolgen kann. Bei Sammelrechnungen für Firmenhandys, Rechnungen für Firmenwagen oder regelmäßige Teilerechnungen können dies oft hundert oder mehr Positionen sein.
Mit dem PKN Vorlagen Tool können wiederkehrende Eingangsrechnungen als Vorlage gespeichert und dann mit wenigen Klicks auf kommende Rechnungen angewandt werden.
PROZESSABLAUF
OHNE
VORLAGENTOOL
Anzahl auszufüllender Positionsfelder
Zeit in Sekunden
1
55
2
55
3
55
4
55
5
55
6
55
7
55
8
55
9
55
10
55
11
55
12
55
13
55
14
55
15
55
16
55
17
55
18
55
19
55
20
55
Gesamtzeit in Sekunden
1100
Gesamtzeit in Minuten
18,33
Verbrauchte Arbeitszeit im Monat in Stunden
6,42
PROZESSABLAUF
MIT
VORLAGENTOOL
Anzahl auszufüllender Positionsfelder
Zeit in Sekunden
1
52
2
9
3
9
4
9
5
9
6
9
7
9
8
9
9
9
10
9
11
9
12
9
13
9
14
9
15
9
16
9
17
9
18
9
19
9
20
9
Gesamtzeit in Sekunden
223
Gesamtzeit in Minuten
3,72
Verbrauchte Arbeitszeit im Monat in Stunden
1,30
Wiederkehrende Eingangsrechnungen müssen jedes Mal von Hand kontiert werden, damit die Freigaben durch die Kostenstellenverantwortlichen erfolgen kann. Bei Sammelrechnungen für Firmenhandys, Rechnungen für Firmenwagen oder regelmäßige Teilerechnungen können dies oft hundert oder mehr Positionen sein.
Mit dem PKN Vorlagen Tool können wiederkehrende Eingangsrechnungen als Vorlage gespeichert und dann mit wenigen Klicks auf kommende Rechnungen angewandt werden.
Ersparnis für den Kunden
(hochgerechnet auf den Monat pro Mitarbeiter)
Verbrauchte Arbeitszeit
in Stunden pro Monat
7,00
6,00
5,00
4,00
3,00
2,00
1,00
0,00
6,42
1
1,30
2
1 = Prozessablauf ohne Vorlagetool
2 = Prozessablauf mit Vorlagetool
Das Vorlagentool vereinfacht den Prozessablauf der Kunden bei der Bearbeitung von Positionsdaten. Dabei werden Positionsdaten von einer Vorlage kopiert und in das neue Objekt eingefügt.
Bei der Bearbeitung von Dokumenten sparen die Kunden mit dem Vorlagentool also insgesamt pro Monat ca. 307 min (5,1 h) und ca. 108 Euro pro Mitarbeiter.
- Diese Daten wurden mit Durschnittsdaten berechnet: Durchschnittliche Arbeitstage pro Monat = 21 Tage, durchschnittlicher Bruttolohn pro Stunde pro Mitarbeiter = ca. 21 Euro
