Moderne IT-Lösungen, wie sie im industriellen Bereich oder im Dienstleistungsmanagement genutzt werden, können die soziale Arbeit für Hilfesuchende und Bedürftige unterstützen. So auch bei der Berliner Stadtmission, die sich für ein Rechnungseingangsmanagement seitens der PKN Datenkommunikations GmbH entschieden hat.
„Menschen eine Unterkunft, ein Dach über dem Kopf zu geben ist eine unserer zentralen Aufgaben bei der Berliner Stadtmission, gerade in den Wintermonaten“, erklärt Matthias Waldhoff, Leiter der Stabsstelle Strategie, Strukturen und Prozesse. Dass gerade in einer Stadt wie Berlin dazu ein gehöriger Organisationsaufwand notwendig ist, liegt nahe. „Da viele unserer Projekte spendenfinanziert sind, benötigen wir eine möglichst effiziente Verwaltung. Dies betrifft auch das Rechnungseingangsmanagement, denn wir haben natürlich wie jedes andere Unternehmen auch Lieferanten und Partner, die für ihr Leistungen bezahlt werden wollen“, so Waldhoff. Viele dieser Hilfsangebote wären ohne Lieferanten und Partner nicht umsetzbar. „Deswegen war es uns ein Anliegen, einen fehlerfreien, transparenten Rechnungseingangsprozess zu installieren, der alle Seiten zufriedenstellt“, führt Waldhoff weiter aus.
Zentraler Bestandteil der neuen Infrastruktur sollte die schnelle Erfassung von Rechnungen sein, die bis dato über lange Postwege und somit auch lange Durchlaufzeiten intern bearbeitet wurden. „Dadurch war auch die kontinuierliche Liquiditätsplanung schwierig, was zu einer Unsicherheit bezüglich des Rechnungsbestands führte“, erinnert sich Norbert Wege, Leiter der Finanzabteilung der Berliner Stadtmission. Zeitaufwändige, manuelle Arbeitsschritte waren die Folge sowie ein erhöhtes Fehlerrisiko, da eine Validierung nur schwer möglich war, was ebenfalls zur Überschreitung von Skontofristen führte. „Alles in Allem mussten wir unser Rechnungsmanagement auf einen modernen Stand bringen, nicht nur um intern effektiver zu arbeiten, sondern auch um unsere Lieferanten fristgerecht zu bezahlen“, erörtert Wege.
Anfang 2018 nahm die Stadtmission erstmalig mit PKN Kontakt auf. In mehreren Workshops wurde die Ist-Situation evaluiert und ein Umsetzungskonzept erstellt. Dieses beinhaltete ein modernes Rechnungseingangsmanagement in Verbindung mit dem ERP System Diamant. „Zahlreiche Rechnungen erreichen Tag für Tag die Stadtmission in elektronischer oder papierbasierter Form. Deshalb liegt die Herausforderung darin, die unterschiedlichen Formate und die hohe Anzahl an Eingangsrechnungen schnell, sicher, effizient und kostengünstig zu bearbeiten. Dies betrifft nicht nur die Erfassung, Prüfung, Kostenzuordnung und Freigabe, sondern auch die abschließende Buchung und die Veranlassung der Zahlung. Somit ist eine Verzahnung mit ERP-Systemen zwingend notwendig“, beschreibt Lars Neumüller, Head of ECM der PKN das Umsetzungskonzept.
So sah PKN die Implementierung der Business Solution ELO Invoice bei der Stadtmission vor, mit der Eingangsrechnungen vollständig verarbeitet und die Daten abschließend automatisch in das ERP-System übernommen werden. Mit dem Rechnungseingangs-Cockpit erhält die Stadtmission über alle eingehenden Rechnungen den Überblick, inklusive verschiedener Auswertungssichten und Reporting-Funktionen. „Dadurch können wir für eine hohe Transparenz und ein effizientes Rechnungsmanagement sorgen“, so Neumüller.
Des Weiteren wurde die Nutzung des ELO DocXtractor vorgeschlagen. Hierbei handelt es sich um ein Zusatzmodul der ELO ECM-Systeme, welches für eine vollständige sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung sorgt. Der gesamte Lebenszyklus der Rechnung wird auf elektronischem Wege transparent gesteuert, angefangen beim Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zur Genehmigung der Rechnung.
ELO DocXtractor überführt dafür die vollständigen Inhaltsdaten der Rechnungen in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse und arbeitet nahtlos mit den marktführenden ERP-Systemen zusammen. Die gesamten Prozesse werden zentral eingeleitet, gesteuert und überwacht. Jeder Vorgang kann somit in Echtzeit kontrolliert und analysiert werden. „Die Business Solution ELO Invoice sowie der DocXtractor ermöglichen so der Stadtmission, das Ziel einer effizienten Bearbeitung von Eingangsrechnungen umzusetzen. Weitere ELO-Anwendungen, wie das digitale Vertragsmanagement oder die digitale Personalakte können ebenfalls leicht angebunden werden, so dass einer weiteren Effizienzsteigerung in der Verwaltung und Organisation der sozialen Arbeit der Stadtmission nichts im Weg steht,“ betont Neumüller.
