Dekoratives Bild

Aktuelles | PKN rüstet Berliner Stadtmission mit modernem Rechnungsmanagement aus

Menschen in Not brauchen Hilfe. Dieser Selbstverständlichkeit hat sich die Berliner Stadtmission verschrieben. Doch um Hilfe zu leisten, braucht es viele helfende Hände und eine gute Organisation im Hintergrund.
Vier Männer steht vor Festsaal mit Check

Moderne IT-Lösungen, wie sie im industriellen Bereich oder im Dienstleistungsmanagement genutzt werden, können die soziale Arbeit für Hilfesuchende und Bedürftige unterstützen. So auch bei der Berliner Stadtmission, die sich für ein Rechnungseingangsmanagement seitens der PKN Datenkommunikations GmbH entschieden hat.

„Menschen eine Unterkunft, ein Dach über dem Kopf zu geben ist eine unserer zentralen Aufgaben bei der Berliner Stadtmission, gerade in den Wintermonaten“, erklärt Matthias Waldhoff, Leiter der Stabsstelle Strategie, Strukturen und Prozesse. Dass gerade in einer Stadt wie Berlin dazu ein gehöriger Organisationsaufwand notwendig ist, liegt nahe. „Da viele unserer Projekte spendenfinanziert sind, benötigen wir eine möglichst effiziente Verwaltung. Dies betrifft auch das Rechnungseingangsmanagement, denn wir haben natürlich wie jedes andere Unternehmen auch Lieferanten und Partner, die für ihr Leistungen bezahlt werden wollen“, so Waldhoff. Viele dieser Hilfsangebote wären ohne Lieferanten und Partner nicht umsetzbar.  „Deswegen war es uns ein Anliegen, einen fehlerfreien, transparenten Rechnungseingangsprozess zu installieren, der alle Seiten zufriedenstellt“, führt Waldhoff weiter aus.

Zentraler Bestandteil der neuen Infrastruktur sollte die schnelle Erfassung von Rechnungen sein, die bis dato über lange Postwege und somit auch lange Durchlaufzeiten intern bearbeitet wurden. „Dadurch war auch die kontinuierliche Liquiditätsplanung schwierig, was zu einer Unsicherheit bezüglich des Rechnungsbestands führte“, erinnert sich Norbert Wege, Leiter der Finanzabteilung der Berliner Stadtmission. Zeitaufwändige, manuelle Arbeitsschritte waren die Folge sowie ein erhöhtes Fehlerrisiko, da eine Validierung nur schwer möglich war, was ebenfalls zur Überschreitung von Skontofristen führte. „Alles in Allem mussten wir unser Rechnungsmanagement auf einen modernen Stand bringen, nicht nur um intern effektiver zu arbeiten, sondern auch um unsere Lieferanten fristgerecht zu bezahlen“, erörtert Wege.

Anfang 2018 nahm die Stadtmission erstmalig mit PKN Kontakt auf. In mehreren Workshops wurde die Ist-Situation evaluiert und ein Umsetzungskonzept erstellt. Dieses beinhaltete ein modernes Rechnungseingangsmanagement in Verbindung mit dem ERP System Diamant. „Zahlreiche Rechnungen erreichen Tag für Tag die Stadtmission in elektronischer oder papierbasierter Form. Deshalb liegt die Herausforderung darin, die unterschiedlichen Formate und die hohe Anzahl an Eingangsrechnungen schnell, sicher, effizient und kostengünstig zu bearbeiten. Dies betrifft nicht nur die Erfassung, Prüfung, Kostenzuordnung und Freigabe, sondern auch die abschließende Buchung und die Veranlassung der Zahlung. Somit ist eine Verzahnung mit ERP-Systemen zwingend notwendig“, beschreibt Lars Neumüller, Head of ECM der PKN das Umsetzungskonzept.

So sah PKN die Implementierung der Business Solution ELO Invoice bei der Stadtmission vor, mit der Eingangsrechnungen vollständig verarbeitet und die Daten abschließend automatisch in das ERP-System übernommen werden. Mit dem Rechnungseingangs-Cockpit erhält die Stadtmission über alle eingehenden Rechnungen den Überblick, inklusive verschiedener Auswertungssichten und Reporting-Funktionen. „Dadurch können wir für eine hohe Transparenz und ein effizientes Rechnungsmanagement sorgen“, so Neumüller.

Des Weiteren wurde die Nutzung des ELO DocXtractor vorgeschlagen. Hierbei handelt es sich um ein Zusatzmodul der ELO ECM-Systeme, welches für eine vollständige sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung sorgt. Der gesamte Lebenszyklus der Rechnung wird auf elektronischem Wege transparent gesteuert, angefangen beim Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zur Genehmigung der Rechnung.

ELO DocXtractor überführt dafür die vollständigen Inhaltsdaten der Rechnungen in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse und arbeitet nahtlos mit den marktführenden ERP-Systemen zusammen. Die gesamten Prozesse werden zentral eingeleitet, gesteuert und überwacht. Jeder Vorgang kann somit in Echtzeit kontrolliert und analysiert werden. „Die Business Solution ELO Invoice sowie der DocXtractor ermöglichen so der Stadtmission, das Ziel einer effizienten Bearbeitung von Eingangsrechnungen umzusetzen. Weitere ELO-Anwendungen, wie das digitale Vertragsmanagement oder die digitale Personalakte können ebenfalls leicht angebunden werden, so dass einer weiteren Effizienzsteigerung in der Verwaltung und Organisation der sozialen Arbeit der Stadtmission nichts im Weg steht,“ betont Neumüller.

Bleiben Sie auf dem Laufenden über Aktuelles aus unserem Unternehmen

Newsletter abonnieren

Bitte aktiviere JavaScript in deinem Browser, um dieses Formular fertigzustellen.
Unternehmen (optional)
Name
E-Mail-Adresse (geschäftlich)
Datenschutzerklärung
Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerkärung
Bitte füllen Sie die mit * markierten Felder aus, um fortzufahren.

Entdecken Sie weitere interessante Artikel

Hier sind noch einige weitere Artikel, die Sie vielleicht interessieren könnten:

Zertifikat als Extreme Diamond Partner FY24 für PKN

Extreme Diamond Partner FY24: Führende Netzwerk-, WLAN- und Cloud-Lösungen

Wir sind stolz darauf, Ihnen mitteilen zu können, dass wir für das Geschäftsjahr FY24 als Extreme Diamond Partner bestätigt wurden.
Koalabär sitzt auf einem Baum

WWF Deutschland

Modernisierung der IT-Sicherheit beim WWF: Von veralteten Systemen zu proaktiver Cyber-Sicherheit mit Arctic Wolf
Blatt Papier mit TÜV Süd Zertifizierung auf einem Schreibtisch von der Vogelperspektive

Erste VALLEY IT GROUP-weite ISO-Zertifizierung

Als Teil der VALLEY IT GROUP sind wir stolz darauf, dass wir erstmalig eine holdingweite ISO 9001 Zertifizierung erhalten haben.
Dekoratives Bild

NoSpamProxy

Partner der PKN Datenkommunikations GmbH – präsentiert weltweit erstes E-Mail-Security-Produkt mit BSI-Zertifizierung
Dekoratives Bild

Cybersicherheitskonzepte für die Wasserwirtschaft

Die digital vernetzte Welt bietet nicht nur zahlreiche Vorteile, sie sorgt auch bei einer Vielzahl komplexer Systeme für rasante Veränderungen.
Dekoratives Bild

Bester IT-Dienstleister Deutschlands 2023

Die VALLEY IT GROUP ist Bester IT-Dienstleister Deutschlands

Als IT-Full Serviceanbieter unterstützen wir Sie bei der Beratung, Konzeption, Implementierung und dem Betrieb von skalierbaren und hochverfügbaren Rechenzentrumslösungen.

Seit unserer Gründung 1995 ist unser Team auf über 85 hervorragend ausgebildete Experten angewachsen, die für unsere Kunden maßgeschneiderte, innovative IT-Lösungen entwickeln.

Hierzu zählen die Bereiche Netzwerktechnik, Server, Storage- und Backupsysteme, Server- und Desktopvirtualisierung und Cyber-Securitylösungen.

Diese private Business Cloud Lösungen bieten wir aus unseren ISO-27001 zertifizierten TÜV-Level 3 Rechenzentren in Berlin und Frankfurt am Main an und kombinieren Sie mit zahlreichen Public-Cloud Lösungen, zu einer Multi-Cloud Strategie.

0

Jahre

Seit unserer Gründung im Jahr 1995

+ 0

Teamwachstum

hervorragend ausgebildete Experten

Kontaktieren Sie uns!

PKN Datenkommunikations GmbH

Eldenaer Straße 35​

10247 Berlin​

Komfortabel und einfach!

Navigation

Springen Sie direkt zu folgendem Abschnitt​