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Digitales Bedarfsmanagement | PKN Procurement
Ein Bedarfsanforderungs-Workflow-Prozess ist ein System zur Verwaltung von Anfragen nach Produkten, Dienstleistungen oder anderen Ressourcen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation.
Digitales Bedarfsmanagement mit PKN Procurement
Mit der Business Solution PKN Procurement haben Sie immer den Überblick, von der Meldung des Bedarfs bis hin zur Eingangsrechnung. Der Prozess ist in der Regel in mehrere Schritte unterteilt, die von verschiedenen Mitarbeitern oder Abteilungen ausgeführt werden.
Workflow
1. Bedarfsanforderung
Der Prozess beginnt mit der Anforderung eines Bedarfs durch einen Mitarbeiter oder einer Abteilung innerhalb des Unternehmens. Diese Anforderung wird komfortabel über einen formularbasierten Workflow gestartet.
Notwendige Informationen werden automatisch aus Ihren führenden Datenbanksystemen im Formular eingetragen, um den Nutzer zu unterstützen.
2. Überprüfung
Hierbei handelt es sich um den automatischen Start des vordefinierten Workflows zur Überprüfung seitens eines Verantwortlichen, um sicherzustellen, dass dieser korrekt und vollständig ist. Dabei werden u.a. Fragen geklärt, ob der Bedarf bereits existiert oder neu beschafft werden muss.
3. Genehmigung
Wenn die Anforderung genehmigt wurde, wird sie an den zuständigen Vorgesetzten oder eine andere Autorität weitergeleitet, um die Genehmigung zu erteilen. Falls notwendig, werden eventuelle budget- und kostenabhängige Freigaben hier ebenfalls berücksichtigt.
PKN Procurement bietet die Möglichkeit, auch komplexe Freigabeszenarien zentral zu konfigurieren.
4. Beschaffung
Nach der Genehmigung wird der Bedarf an das Beschaffungsteam weitergeleitet, das die notwendigen Schritte unternimmt, um die benötigte Ressource zu beschaffen.
Diese Prozesse können mit PKN Procurement beliebig erweitert oder vereinfacht werden.
5. Verarbeitung
Nach der Beschaffung wird der Bedarf von dem entsprechenden Mitarbeiter oder der entsprechenden Abteilung bearbeitet, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen entspricht und korrekt funktioniert.
6. Abschluss
Sobald der Bedarf erfolgreich geliefert wurde, wird der Prozess abgeschlossen. Dies beinhaltet die Überprüfung der Ergebnisse und die Genehmigung der Rechnungszahlungen über eine nahtlose Anbindung an die ELO Business Solution Invoice. Auch eine Übergabe an die Business Solution Contract oder Inventory ist bei Bedarf möglich.
Alle Vorteile im Überblick
Der digitale Bedarfsanforderungsprozess mit PKN Procurement bietet mehrere Vorteile gegenüber einem manuellen Prozess, einschließlich:
- Zeitersparnis: ein digitaler Bedarfsanforderungsprozess automatisiert den Anforderungsprozess, reduziert manuelle Schritte und verkürzt die Zeit, die benötigt wird, um Bedarfe zu identifizieren und zu kommunizieren. Dies spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Anforderungen.
- Bessere Effizienz: durch die Digitalisierung des Bedarfsanforderungsprozesses können Informationen schnell und effizient übermittelt werden. Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen, die an dem Prozess beteiligt sind, wird verbessert und somit die Effizienz des Prozesses gesteigert.
- Erhöhte Transparenz: ein digitaler Bedarfsanforderungsprozess bietet eine bessere Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Anforderungen. Die Statusaktualisierungen können jederzeit eingesehen werden, wodurch die Anforderungen besser nachverfolgt werden können.
- Verbesserte Genauigkeit: durch die Digitalisierung des Prozesses wird die Fehleranfälligkeit verringert, da die Informationen automatisch in das System eingegeben werden. Dies reduziert die Möglichkeit von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe.
- Höhere Datenqualität: durch die Verwendung eines digitalen Systems können Daten schneller und genauer erfasst und gespeichert werden. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und einer besseren Analysefähigkeit, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Insgesamt bietet der digitale Bedarfsanforderungsprozess PKN Procurement eine schnellere, effizientere und präzisere Möglichkeit, Bedarfe zu identifizieren, zu kommunizieren und zu analysieren.
Digitales Bedarfsmanagement mit PKN Procurement
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