Mann bearbeitet eine Rechnung mit dem PC und Taschenrechner

Leistung | PKN Outgoing Invoice

Workflow gestützter Ausgangsrechnungsprozess
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Digitale Ausgangsrechnungen

Ein Workflow gestützter Ausgangsrechnungsprozess ist ein standardisierter Ablauf, der von Unternehmen genutzt wird, um Rechnungen an Kunden zu erstellen, elektronisch freizugeben, zu versenden und diese abzurechnen.

Mit der Business Solution PKN Outgoing Invoice haben Sie den gesamten kaufmännischen Prozess von der Erstellung des Angebots über die Erstellung und Freigabe der Ausgangsrechnung bis hin zur Erstellung und dem Versand als PDF oder XRechnung revisionssicher in ELO integriert.

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Vorteile im Überblick

Der digitale Ausgangsrechnungsprozess mit PKN Outgoing Invoice bietet mehrere Vorteile gegenüber dem manuellen, papierbasierten Prozess:

  • Zeit- und Kosteneinsparungen:
    ein digitaler Ausgangsrechnungsprozess reduziert manuelle Schritte und verkürzt die Zeit, die benötigt wird, um Angebote und Ausgangsrechnungen zu erstellen und zu versenden. Dies spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht eine schnellere Reaktion
  • Fehlerreduzierung:
    ein digitaler Ausgangsrechnungsprozess kann helfen, menschliche Fehler bei der Eingabe von Daten zu reduzieren, da er auf automatisierter Datenübertragung basiert. Dadurch können Fehlbuchungen und Rechnungsfehler vermieden werden
  • Verbesserte Datenintegrität:
    ein digitaler Ausgangsrechnungsprozess ermöglicht es, die Integrität der Daten besser zu kontrollieren, da die Daten in Echtzeit erfasst und automatisch aktualisiert werden können. Dadurch wird das Risiko von Fehlbuchungen und Betrug minimiert.
  • Vereinfachte Verwaltung:
    mit einem digitalen Ausgangsrechnungsprozess können Unternehmen ihre Rechnungen einfach und schnell verwalten, indem sie Informationen elektronisch abrufen, speichern und übertragen. Dies kann dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Insgesamt bietet der digitale Ausgangsrechnungsprozess PKN Outgoing Invoice eine schnellere, effizientere und präzisere Möglichkeit, Ausgangsrechnungen zu erstellen, zu versenden, zu analysieren und zu überwachen.

Workflow

Vom Angebotserstellung bis zum Rechnungsüberwachung – Effizienter Workflow in sechs Schritten.

Angebotserstellung

Der Ausgangsrechnungsprozess kann optional mit der Erstellung eines Angebots beginnen.

  • PKN Outgoing Invoice kann hier mit führenden ERP-Systemen verbunden werden, so dass Ihre Debitor-Stammdaten direkt in ELO genutzt werden können.
  • Das Einfügen von Artikel-Stammdaten aus einer Produktdatenbank ist ebenfalls möglich. Die Pflege der Artikel kann über das PKN Front End Datenpflege Tool erfolgen.

Rechnungserstellung

Die Erstellung der Ausgangsrechnung erfolgt über einen formularbasierten Workflow. Hier kann aus verschiedenen Rechnungsvorlagen gewählt werden. Stammdaten können aus führenden Systemen eingebunden und verarbeitet werden.

Ein Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur berechtige Personen im Unternehmen am Prozess der Ausgangsrechnungserstellung teilnehmen.

  • Die Positionen der Ausgangsrechnung können mittels dynamischer Stichwortlisten mit Artikel Stammdaten befüllt werden. Wiederkehrende Ausgangsrechnungen können mit nur wenigen Klicks über das PKN Vorlagen Tool befüllt werden.

Rechnungsfreigabe

Nachdem die Ausgangsrechnung erstellt wurde, wird diese über den frei konfigurierbaren Rechnungsfreigabe-Prozess an die entsprechenden Freigeber als Aufgabe weitergesendet. Im Freigabeprozess können Entwurfsrechnungen als PDF erstellt werden, um die Prüfer visuell zu unterstützen.

  • Freigeber können die Ausgangsrechnung zur Überarbeitung an den Ersteller kommentiert zurückgeben oder die gesamte Ausgangsrechnung ablehnen.

Rechnungsversand

Die freigegebene Ausgangsrechnung kann in verschiedenen Formaten versandt werden. Wird die Rechnung vorab digital und per Post versendet enthält die digitale Rechnung einen entsprechenden Vermerk.

  • Die Business Solution PKN Outgoing Invoice ermöglicht im Standard den Versand von Rechnungen als XRechnung.

Übergabe an ERP-Systeme

Die Daten der Ausgangsrechnung können über eine Schnittstelle an Ihr ERP-System übergeben werden.

Rechnungsüberwachung

Über das Dashboard erhalten Sie einen zentralen Überblick über den Status der anstehenden und ausstehenden Zahlungen.

  • Die Business Solution PKN Outgoing Invoice hat im Standard ein Dashboard, in dem alle Ausgangsrechnungen des Unternehmens nach Status, Abteilung, Debitor oder anderen Merkmalen gefiltert und angezeigt werden können.

Ihre Ansprechpartner

Ihre Zufriedenheit steht im Mittelpunkt unserer Bemühungen. Willkommen bei uns!

Gerne stehe ich Ihnen zu einem unverbindlichen Austausch zur Verfügung.

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Lars Neumüller
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Als IT-Full Serviceanbieter unterstützen wir Sie bei der Beratung, Konzeption, Implementierung und dem Betrieb von skalierbaren und hochverfügbaren Rechenzentrumslösungen.

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