KI-gestützte Dokumentenverarbeitung in Microsoft 365
Bis zu 90 % weniger manueller Aufwand, höhere Datenqualität sowie vollständig integrierbar in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Dokumentenprozesse neu denken
In vielen Unternehmen sind dokumentenbasierte Abläufe historisch gewachsen. E-Mails mit PDF-Anhängen werden geprüft, Informationen manuell übertragen und in unterschiedlichen Systemen weiterverarbeitet.
Diese Vorgehensweise funktioniert, aber sie ist selten effizient, skalierbar oder transparent.
Moderne Microsoft-Technologien ermöglichen es heute, Dokumente nicht nur abzulegen, sondern inhaltlich zu analysieren und automatisiert weiterzuverarbeiten. Relevante Informationen wie Beträge, Fristen, Vertragsdaten oder Referenznummern werden strukturiert extrahiert und direkt in Geschäftsprozesse integriert.
Typische Ausgangssituation
Viele Organisationen arbeiten noch mit:
- Manuell gesichteten E-Mails in Outlook
- PDF-Dokumenten ohne strukturierte Weiterverarbeitung
- Medienbrüchen zwischen E-Mail, SharePoint und Fachsystemen
- Individuellen Excel-Listen zur Nachverfolgung
- Personenabhängigen Prozessschritten
Die Folge sind erhöhte Aufwände, inkonsistente Daten und begrenzte Transparenz.
Die Modernisierung dieser Abläufe schafft die Grundlage für eine nachhaltige Prozessdigitalisierung.
Die Lösung: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit Microsoft 365
Unsere Lösung basiert vollständig auf der Microsoft-Plattform und integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Umgebung.
- Outlook als intelligenter Eingangskanal: Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt und klassifiziert. Outlook bzw. Shared Mailboxes dienen als strukturierter Startpunkt für die weitere Verarbeitung.
- Power Automate als Prozessmotor: Power Automate orchestriert den gesamten Workflow – von der Erkennung über die Übergabe an KI-Modelle bis zur Weiterverarbeitung in Zielsysteme oder Datenbanken.
- Azure AI Foundry als Analyse-Engine: Moderne KI-Modelle analysieren Dokumente kontextuell und extrahieren definierte Datenfelder. Die Verarbeitung erfolgt schema-basiert und liefert strukturierte Ergebnisse mit hoher Genauigkeit.
- SharePoint als strukturierte Datenbasis: Dokumente und extrahierte Metadaten werden sicher gespeichert, versioniert und mit klaren Berechtigungskonzepten verwaltet.
- Power Apps für individuelle Fachanwendungen: Mit Power Apps lassen sich Validierungsoberflächen, Freigabeprozesse oder Dashboards erstellen – ohne klassische Softwareentwicklung.
- Copilot als intelligente Assistenz: Copilot unterstützt bei Zusammenfassungen, Analysen oder kontextuellen Auswertungen und erweitert dokumentenbasierte Prozesse um zusätzliche Intelligenz.
Modernisierung mit nachhaltigem Mehrwert
Effizienzsteigerung
Manuelle Datenerfassung wird deutlich reduziert. Mitarbeitende gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Höhere Datenqualität
Strukturierte, konsistente Daten ersetzen manuelle Übertragungsfehler.
Skalierbarkeit
Dokumentenprozesse wachsen mit Ihrem Unternehmen, ohne proportionalen Personalaufwand.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Automatisierte Workflows sorgen für klare Verantwortlichkeiten und dokumentierte Prozessschritte.
Offene Systemintegration
Die extrahierten Daten können an jede Datenbank, jedes ERP-, CRM- oder Fachsystem angebunden werden. Die Lösung ist technologieoffen und zukunftssicher.
Einsatzszenarien
Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung eignet sich unter anderem für:
- Eingangsrechnungen
- Vertragsmanagement
- Bestell- und Lieferdokumente
- HR-Dokumente
- Kundenanfragen
- Qualitäts- oder Prüfprotokolle
Neue Dokumententypen können flexibel ergänzt werden.
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So funktioniert die Automatisierung
Ohne Medienbruch
Der gesamte Ablauf erfolgt innerhalb Ihrer Microsoft-365-Umgebung.
Sicherheit und Governance
Die Lösung basiert auf Microsoft-Standards:
- Authentifizierung über Microsoft Entra ID
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Verschlüsselte Datenübertragung
- Zentrales Logging und Monitoring
- Verwaltung von Secrets über Azure Key Vault
Alle Prozesse bleiben innerhalb Ihrer Microsoft-Umgebung und erfüllen moderne Compliance-Anforderungen.
Warum dieser Ansatz nachhaltig ist
Anstatt eine isolierte Speziallösung einzuführen, nutzen Sie Technologien, die bereits Teil Ihrer digitalen Arbeitsumgebung sind.
Die Kombination aus Microsoft 365, Power Platform und Azure AI Foundry schafft eine skalierbare Automatisierungsplattform, die kontinuierlich erweitert werden kann – von einzelnen Dokumententypen bis hin zu unternehmensweiten Digitalisierungsinitiativen.
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Nächster Schritt
Als IT-Full-Service-Anbieter unterstützen wir Sie bei der Beratung, Konzeption, Implementierung und dem Betrieb von skalierbaren und hochverfügbaren Rechenzentrumslösungen.
Seit unserer Gründung 1995 ist unser Team auf über 85 hervorragend ausgebildete Experten angewachsen, die für unsere Kunden optimal zugeschnittene, innovative IT-Lösungen entwickeln.
Hierzu zählen die Bereiche Netzwerktechnik, Server, Storage- und Backupsysteme, Server- und Desktopvirtualisierung und Cyber-Securitylösungen.
Diese privaten Business Cloud Lösungen bieten wir aus unseren ISO-27001 zertifizierten TÜV-Level 3 Rechenzentren in Berlin und Frankfurt am Main an und kombinieren Sie mit zahlreichen Public-Cloud Lösungen, zu einer Multi-Cloud Strategie.
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Seit unserer Gründung im Jahr 1995
Teamwachstum
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