Digitales Dokumenten Management

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse!

Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftzprozesse.

Mit der umfassenden Lösungssoftware für Enterprise-Content-Management (ECM) legen Sie den Grundstein für zukunftsweisende digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen

Die ELO ECM Suite ist ein skalierbares ECM-System, welches der elektronischen Archivierung und Verwaltung digitaler Akten und Dokumente dient. Die Software bietet Funktionen zur automatischen Eingangsverarbeitung, Ablage und Kontrolle von Dokumenten und unterstützt den Workflow Ihrer Geschäftsprozesse.

Durch Schnittstellen zu anderen Unternehmensanwendungen verwalten Sie mit dem ELO ECM Suite alle relevanten Daten über ihren gesamten Lebenszyklus in einer zentralen Akte. Informationen können so rechtskonform verwahrt und effizient verwaltet werden.

Die ELO ECM Suite - Highlights

► Arbeiten mit digitalen Akten


► Prozessoptimierung durch automatisierte Prozesse


► GoBD-konform archivieren


► Sicherheit und Datenschutz


► Intelligentes Informationsmanagement


► Effiziente Teamarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten


► Mobiles Arbeiten


► Optimal Arbeiten im Office Umfeld


► Unternehmenswissen gezielt nutzen


► Schnittstellen zu anderen Systemen


ELO Business Solutions

Die ELO Business Solutions sind standardisierte Lösungs-Apps für unterschiedliche Geschäftsszenarien. Sie lassen sich sofort einsetzen, können aber auch jederzeit auf individuelle Anforderungen angepasst werden. Das Portfolio umfasst Rechnungsmanagement, Vertragsmanagement, Personalmanagement und vieles mehr. Die ELO Business Solutions werden stetig um weitere Best-Practice-Lösungen ergänzt.

Mobiles Arbeiten

Heute ist es in der Geschäftswelt selbstverständlich, wichtige Entscheidungen auch unterwegs zu treffen. Mit ELOprofessional 12 stellen wir Ihnen deshalb die richtigen Werkzeuge zur Verfügung, um jederzeit und überall flexibel arbeiten zu können.

Mit unseren Apps für Smartphones und Tablets ELO for Mobile Devices, ELO QuickScan und ELO Connect haben Sie sämtliche ECM-Funktionen immer zur Hand und bleiben damit stets auf dem Laufenden.

Egal, ob Sie im Homeoffice arbeiten, im Zug auf dem Weg zu einem Meeting sind oder unterwegs Dokumente mit Ihrer Smartphonekamera in Ihr ELO Archiv übertragen – die mobilen Lösungen mit ELOprofessional 12 machen es möglich.

ELO Workflow

Mit dem ELO Workflow steuern Sie Ihre Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend und sorgen für eine zeitnahe und sichere Bearbeitung.  Die Geschwindigkeit von Unternehmensprozessen ist heute ein entscheidender Faktor im Wettbewerb.

Dafür sind bestimmte Automatismen wichtig, damit Dokumente und Informationen blitzschnell an die Stellen des Unternehmens gelangen, an denen sie benötigt werden.

Der ELO Workflow setzt genau hier an und bietet die besten Voraussetzungen zur Modellierung und automatischen Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse. So können Vorgänge schneller abgeschlossen, Entscheidungen sicher getroffen und Freigaben rasch erteilt werden.

Eingangsverarbeitung

ELOprofessional verfügt über zahlreiche Tools zur schnellen, automatisierten Verarbeitung von papierbasierten und digitalen Dokumenten direkt am Posteingang. Mit ELOprofessional 12 können eingehende Dokumente – unabhängig von Eingangskanal und Medium – automatisiert erfasst, klassifiziert und für nachgelagerte Prozesse bereitgestellt werden.

Seien es Rechnungsfreigaben, die Erstellung von Angeboten oder auch die Auftragsabwicklung: All dies lässt sich mit den Funktionen von ELOprofessional 12 perfekt digital steuern. Bereits beim Posteingang sorgt eine Vielzahl an intelligenten Mechanismen für eine schnelle und komfortable digitale Datenerfassung.

Zudem vereinfachen unsere Module und Schnittstellen die Eingangsverarbeitung genau nach Ihren Wünschen und Vorstellungen: So klassifiziert der ELO DocXtractor automatisch eingehende Rechnungen und gleicht die relevanten Belegdaten direkt mit einem angebundenen ERP-System ab. Auch das Modul ELO Barcode beschleunigt die Eingangsverarbeitung, indem es eingehende Dokumente vorgangsbezogen zuordnet.

Effizientes Management personenbezogener Daten

Spätestens seit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist der Schutz persönlicher Daten für Unternehmen aller Branchen und Größen ein zentrales Thema geworden: Wer beim Umgang mit personenbezogenen Daten die richtigen Maßnahmen ergreift, erzielt damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. ELO bietet Unternehmen und Datenschutzbeauftragten bereits im Standard ein umfassendes Funktionspaket zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. So wird zum Beispiel über den Berechtigungsschutz sichergestellt, dass Informationen nur entsprechend berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Darüber hinaus kann ELOprofessional 12 über eine spezielle Datenkennzeichnung personenbezogene Daten per Knopfdruck separieren und gemäß der EU-DSGVO nach einem bestimmten Zeitraum löschen.

Sicherheit und Datenschutz

ELOprofessional bietet zahlreiche Funktionen zur rechtskonformen Ablage Ihrer Daten und zur Einhaltung der EU-DSGVO. Die Anforderungen an Daten- und Rechtssicherheit werden immer bedeutender. ELOprofessional 12 bietet die nötigen Plattformen und Werkzeuge, damit Sie gesetzliche Vorschriften wie die GoBD in Bezug auf die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen zuverlässig einhalten. Zudem können Sie unternehmensinterne Compliance-Richtlinien schnell, transparent und sicher mit zahlreichen ELO Funktionalitäten umsetzen.

Folgende Basisfunktionen tragen zur rechtskonformen Archivierung Ihrer Daten und Dokumente bei: Versionierung, Zugriffskontrolle, Protokollierung, Berechtigungsstrukturen und eine hoch entwickelte Verschlüsselungstechnologie mit bis zu 2 Millionen möglichen Schlüsselkreisen. Als fester Bestandteil von ELOprofessional 12 schaffen diese Funktionen die besten Voraussetzungen und können gleichzeitig jederzeit individuell konfiguriert werden.

Finden statt suchen

Mit der in ELOprofessional 12 integrierten ELO iSearch finden Sie unternehmensrelevante Informationen und Dokumente blitzschnell – zeitaufwändiges Suchen gehört damit der Vergangenheit an. Die ELO iSearch durchsucht dabei nicht nur Ihr gesamtes ELO Archiv, sondern bezieht auch integrierte Drittanwendungen wie ERP-, CRM- und E-Mail-Systeme mit ein. Die Qualität und der Nutzen der Suchresultate steigen damit deutlich und Sie profitieren von den richtigen Informationen im entsprechenden Kontext.

Die ELO iSearch verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen Sie Informationen noch schneller finden. Mit intelligenten und frei kombinierbaren Suchfiltern schränken Sie Ihre Suchresultate gezielt ein. Bereits bei der Eingabe eines Suchbegriffs werden Ihnen passende Vorschläge angezeigt, die mit diesem im Zusammenhang stehen. Zudem schlägt die ELO iSearch Synonyme eines eingegebenen Suchbegriffs vor.

Selbstverständlich wird bei der Suche in ELOprofessional 12 nicht nur in den Metadaten oder Verschlagwortungsinformationen recherchiert, sondern auch im eigentlichen Dokumenteninhalt, dem Volltext. Mit ELOprofessional 12 haben Sie jederzeit alle relevanten Informationen im Blick und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Collaboration

ELOprofessional unterstützt Sie mit vielen nützlichen Komponenten bei der Zusammenarbeit direkt am Dokument. Für den Erfolg eines Unternehmens ist eine perfekte Zusammenarbeit von elementarer Bedeutung: Ihre Mitarbeiter, Dienstleister und Kunden müssen schnell und effektiv zusammenarbeiten können. Die notwendigen Werkzeuge dafür stellt ELOprofessional 12 zur Verfügung.

Mit den ELO Teamrooms bietet ELOprofessional 12 zudem universelle Plattformen für die Zusammenarbeit in Projekten, Arbeitsgruppen und vielem mehr – über Grenzen hinweg und sogar außerhalb des ELO Systems. Die Basis hierfür sind virtuelle Projektgruppen: Sie ermöglichen, dass ELO Anwender in Ihrem Unternehmen und externe Projektbeteiligte optimal zusammenarbeiten können.

Der Bereich ‚Mein ELO‘ bildet Ihre persönliche Informationszentrale, die Sie jederzeit auf anstehende Aufgaben, neue Beiträge im ELO Feed oder auch zuletzt verwendete Dokumente hinweist. Damit haben Sie alles Wichtige immer im Blick.

Direkt am Dokument bildet der ELO Feed die Grundlage für den Content- und Dokumentenbasierten Informationsaustausch. Hier können Sie in ELO oder auch innerhalb eines ELO Teamrooms Beiträge erstellen, Ihre Kollegen erwähnen und damit auf bestimmte Informationen und Prozesse aufmerksam machen.

Intelligente Datenanalyse

Nutzen Sie die Informationen in Ihrem Unternehmen gewinnbringend – mit der intelligenten Analysekomponente ELO Analytics. Um in der heutigen Geschäftswelt erfolgreich zu sein, ist es erforderlich, jederzeit einen umfassenden Überblick über alle relevanten Fakten zu haben. ELOprofessional 12 hält hierfür die Komponente ELO Analytics bereit: Stellen Sie damit Zusammenhänge zwischen Daten aus verschiedenen Quellen innerhalb Ihres ELO Systems her und erhalten Sie wichtige Erkenntnisse zu Ihrem Business.

Durch die individuell konfigurierbaren Sichten auf Ihre Unternehmensdaten definieren Sie selbst, wie Sie Informationen auswerten und nutzen wollen. Mit nur wenigen Mausklicks erstellen Sie übersichtliche Dashboards, zum Beispiel für eigene Rechnungseingangsbücher, Vertragsmanagement- oder Personalaktenberichte. Die Sicherheit Ihrer sensiblen Unternehmensdaten ist dabei jederzeit gewährleistet. Das ausgefeilte ELO Berechtigungssystem sorgt dafür, dass nur Daten ausgewertet werden, für die der Anwender auch die entsprechenden Berechtigungen besitzt.

Integration

ELOprofessional bietet eine Vielzahl an Modulen und Schnittstellen, mit denen Sie vorhandene Informationsinseln zu einem zentralen System verbinden können. ELOprofessional 12 ist das perfekte System, mit dem sich einzelne Informationsinseln zu einer zentralen Informationsplattform verbinden lassen. Damit schaffen Sie eine wichtige Grundlage für die Vernetzung Ihrer IT-Systeme – das Fundament für Ihren Unternehmenserfolg.

Für die nahtlose Zusammenarbeit von ELOprofessional 12 und Ihrer ERP-Applikation sorgt die in der neuen Version deutlich erweiterte Schnittstelle ELO for SAP®ERP: Dokumente, die zum Beispiel von SAP-Systemen erzeugt oder über ein SAP-Objekt abgelegt werden, können Sie damit ohne Medienbruch in Ihr ELO System übernehmen. Hinzu kommen mit der ELO Toolbox for SAP®ERP und dem ELO Indexdownload for SAP®ERP zwei weitere Tools für die Integration von ERP-Datensätzen in ELOprofessional 12. So wird effizientes Arbeiten über Systemgrenzen hinweg endlich Wirklichkeit.

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Lars Neumüller
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