E-Mail-Archivierung

E-Mail-Systeme haben sich in den vergangenen Jahren zu zentralen Kommunikationsplattformen von Unternehmen entwickelt, sind jedoch zur Aufnahme großer Datenmengen und deren Verwaltung über Jahre hinweg nicht geeignet.

Die Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) der ELO Digital Office GmbH bieten alle notwendigen Funktionalitäten für ein umfassendes E-Mail Lifecycle Management (ELM) an. Dies beinhaltet die Möglichkeit von der einfachen E-Mail-Archivierung bis hin zum umfassenden E-Mail-Prozessmanagement. In Übereinstimmung mit den Prozesszusammenhängen und den staatlichen Vorgaben werden alle E-Mails von der Entstehung bis zur Entsorgung verarbeitet, archiviert und verwaltet. Sie profitieren von sicheren, transparenten und compliance-konformen Geschäftsabläufen. Die zentrale Verwaltung der E-Mails innerhalb der ELO ECM Suite senkt Unternehmenskosten und spart Ressourcen.

Nahtlose Einbindung in die führende Mailserver-Umgebung

ELO bietet für alle namhaften E-Mail-Systeme, wie zum Beispiel Microsoft Exchange oder IBM Lotus Notes, eine leistungsfähige Integration an. Als Archivierungsstrategien werden zwei Ansätze angeboten Die manuelle clientbasierte Archivablage und die automatische serverbasierte E-Mail-Archivierung.

Clientbasierte E-Mail-Archivierung

Bei diesem Ansatz steuert der Anwender über seine Benutzeroberfläche, wann und wohin er eine E-Mail archivieren möchte. Es können auch im jeweiligen Mailsystem Ordnerstrukturen angelegt werden, in die der Anwender alle zu archivierenden E-Mails verschiebt. ELO übernimmt diese Ordnerstrukturen komplett für die Ablage in das Archiv. Dies bietet zwar ein hohes Maß an Flexibilität, birgt aber auch die Gefahr, dass die Qualität der Mailablage von Benutzer zu Benutzer stark variiert. Zudem ist bei der clientbasierten Archivierung nicht gegeben, dass auch wirklich alle Geschäftsmails erfasst sind. Compliance Anforderungen können daher hier nur bedingt erfüllt werden.

Serverbasierte E-Mail-Archivierung

Serverbasierte E-Mail-Archivierung stützt sich auf vordefinierte Regeln, anhand derer der Server die E-Mails abholt. So lässt sich unter anderem einstellen, dass alle gelesenen E-Mails automatisch zum Beispiel nach vier Wochen archiviert und in eine vordefinierte Struktur abgelegt werden. Der Zugriff auf die E-Mails erfolgt entweder bequem über die ELO-Archivrecherche oder über das jeweilige im Einsatz befindliche E-Mail-System. ELO ersetzt die E-Mails durch einen Link im E-Mail-System, der sich durch einen einfachen Klick aktivieren lässt. Dies gewährleistet zum einen, dass alle geschäftsrelevanten E-Mails sicher und zentral abgelegt werden, zum anderen wird das E-Mail-System durch die Auslagerung der E-Mails entlastet und performant gehalten.

Flexible Konfiguration

Im Rahmen Ihres Unternehmensprozesses sowie Ihrer Anforderungen bestimmen Sie selbst, wie Ihre E-Mails im ELO-Archiv abgelegt werden sollen.

Folgende Archivierungsmethoden sind möglich:

• mit Attachment / ohne Attachment
• Mail und Attachment getrennt
• Mail und Attachment getrennt, verbunden mit einem Link

Compliance erfüllen — Schrittweise aufbauen und zukunftsfähig ausbauen

Als Geschäftsbeleg unterliegt die Aufbewahrung einer E-Mail gesetzlichen Vorgaben. Rund um den E-Mail-Verkehr gibt es eine Reihe rechtlicher Anforderungen auf nationalem und internationalem Parkett. Die Bestimmungen sind aus unterschiedlichen Bestrebungen heraus entstanden und sehr komplex. Aber eines fordern alle gesetzlichen Vorgaben gleichermaßen: E-Mails müssen im Originalzustand, d.h. unverändert, archiviert werden und bei Bedarf wieder auffindbar sein. Mit der Standardfunktionalität der ELO ECM-Lösungen lassen sich diese rechtlichen Bestimmungen einfach und sicher erfüllen.

Vorteile des ELO E-Mail-Managements

• E-Mails automatisch oder manuell archivieren
• Die Performance der E-Mail Server erhöhen
• Geringer Administrationsaufwand
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Skalierbar und ausbaufähig bei wachsenden Anforderungen
• E-Mail-Volumen im Griff
• Speicherkosten reduzieren
• Schnelles Finden der E-Mails
• Geschäftsprozessbezogene Archivierung
• Zugriff auf archivierte E-Mails über die Anwenderoberfläche der E-Mail-Systeme
• Offline-Verfügbarkeit für mobile Anwender
• Single-Instance-Archivierung zur Vermeidung von Doppelarchivierungen
• Automatische Erkennung und Prüfung digitaler Signaturen
• Intelligente Inhaltsprüfung
• Ãœbergabe an den entsprechenden Geschäftsprozess (Prozesssteuerung)