Workflow und Prozesse
Automatisierung der Prozesse
Effiziente Geschäftsprozesse entscheiden heute in hohem Masse über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens. Genügte es früher, einen Bereichsprozess im Einzelnen zu betrachten, ist dies heute nicht mehr ausreichend. Unabhängig davon, ob es sich um einen Entwicklungs-, Produktions-, Vermarktungs- oder Vertriebsprozess handelt: Optimale Ergebnisse lassen sich nur erzielen, wenn alle Prozesse miteinander verzahnt arbeiten — in Form eines gesamtheitlichen Unternehmensprozesses, der auf einer gemeinsamen Datenbasis aufsetzt. Ansonsten ist eine Vielzahl an Unzulänglichkeiten wie doppelte Informationsführung, voneinander abweichende Dateninhalte, Mehrfacharbeit und Prozessunter-brechungen zu überwinden.
Ein DMS-System wie ELOprofessional trägt durch die gemeinsame bereichsübergreifende Informations- und Dokumentenverwaltung im ELO Archiv zur Prozessoptimierung bei. Ausserdem stellt ELO mit der integrierten Workflow-Komponente ein Werkzeug bereit, mit dem sich der Prozessablauf einfach grafisch beschreiben und auch steuern lässt. Unternehmen haben so jederzeit den erforderlichen Überblick über den aktuellen Status.
Blitzschneller Informationsfluss
Ein wesentlicher Vorteil bei einem workflowgesteuerten und - überwachten Geschäftsprozess ist der beschleunigte Durchlauf der Dokumente von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter. Eingescannte Rechnungen oder per E-Mail eingegangene Bestellungen gelangen direkt zum zuständigen Mitarbeiter, der die Dokumente nach ihrer Bearbeitung per Mausklick an einen Kollegen weiterreichen kann. Im Krankheits- oder Urlaubsfall tritt auf Wunsch die Stellvertreter-Regelung in Kraft, so dass der zu bearbeitende Vorgang (z.B. eine Bestellung oder Reklamation) automatisch an den verantwortlichen Vertreter geleitet wird. Dies führt insgesamt zu einer höheren Ablaufqualität — und letztendlich zu einer grösseren Kunden — und Mitarbeiterzufriedenheit.
Des Weiteren lassen sich auch bisher manuell ausgeführte Arbeitsschritte automatisieren. Selbst erstellte und vorgefertigte Formulare wie Produktionsberichte und Einsatzprotokolle können einfach in den Workflow eingebunden werden. Zudem können Daten direkt aus den vorhandenen Geschäftsan-wendungen übernommen werden, ohne dass zusätzliche manuelle Eingaben zu tätigen sind. Dies spart Zeit und Geld und senkt die auf Falscheingaben basierende Fehlerquote. Darüber hinaus lassen sich voll automatisiert in einem Bearbeitungsschritt E-Mails erzeugen, um beispielsweise Kunden vorab über wichtige Bearbeitungsdetails zu informieren oder bei Bedarf benötigte Freigaben einzuholen.
Quelle: www.ecm4you.ch