Klassifizierung
Anwendungen zur intelligenten automatischen Klassifizierung und Verarbeitung von eingehenden Dokumenten könnnen Dokumente von verschiedenen Quellen verarbeiten.
Hierbei kann es sich sowohl um gescannte Papierdokumente und Faxe, als auch um Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, wie z.B. E-Mails, Office- oder PDF-Dateien handeln. Somit stellen diese Lösungen ein universelles Werkzeug dar, das jegliche Art von eingehenden Dokumenten anhand des Inhalts und der Struktur automatisch klassifizieren und verschlagworten kann. Dabei kommen sowohl regelbasierte als auch selbstlernende intelligente Verfahren zum Einsatz, die auf der Basis neuronaler Netze arbeiten.
Sie erkennt z.B. bei einem eingehenden Fax, ob es sich um eine Bestellung oder eine Rechnung handelt und extrahiert die jeweils relevanten Daten, wie z.B. Rechnungsnummer, Betrag, Datum, usw. Danach werden diese Daten validiert, im Falle einer Rechnung würde überprüft, ob auch eine zugehörige Bestellung oder ein Lieferschein vorliegt. Des Weiteren können unvollständige Daten ergänzt werden, z.B. ist es möglich eine fehlende Kundennummer aus der vorhandenen Kundendatenbank abzufragen. Diese Lösungen automatisieren den kompletten Posteingang weitgehend, da die eingehenden Dokumente, Faxe, E-Mails, etc. direkt entsprechenden Vorgängen zugeordnet werden: Bewerbungen gehen an die Personalabteilung, Kundenanfragen zum zuständigen Vertriebsmitarbeiter und Rechnungen laufen in den automatisierten Buchungsprozess des ERP-Systems.
Ein weiteres Anwendungsgebiet stellt die Übernahme von grossen Dokumentenmengen aus einem Papierarchiv dar, auch hier sorgen Klassifizierungssysteme zuverlässig für eine automatische Verschlagwortung und die
richtige Zuordnung im elektronischen Archiv.
Quelle: www.ecm4you.ch