Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Durch die steigende Vielfalt und Menge an Briefen, Faxen, E-Mails und anderen Dokumenten, ist es immer schwieriger Aktenordner, PC-Festplatten und E-Mailsysteme geordnet zu halten. In jedem Dokument können wertvolle Informationen stecken, welche zum wesentlichen Erfolg einer Unternehmung beitragen können.
Jedes Unternehmen muß sich heute mit dem Thema der Archivierung befassen, nicht nur aufgrund der unterschiedlichsten rechtlichen Compliance-Aspekte, sondern auch und vor allem, um die Arbeitsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu gewährleisten.
Leider kommt es sehr oft vor, dass Informationen nicht gefunden werden bzw. die Existenz dieser unbekannt ist. Durch die mühsame Suche kommt es trotz größerer Informationsmenge dazu, dass man sich häufig schlecht informiert fühlt. Mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) und der elektronischen Archivierung werden Informationen erst nutzbar. Durch einen gemeinsamen Pool an Dokumenten aller Art, in dem Dokumente abgelegt werden, können Kollegen auf vorsortierte und klassifizierte Dokumente zugreifen. Dies ist auch über die Grenzen von Firmengebäuden an jedem Ort der Welt möglich.
Durch den Wegfall des Trägermediums Papier und die Verringerung des Bedarfs an Lagerkapazitäten, entstehen erhebliche Kostenvorteile. Elektronische Archive ermöglichen außerdem einfachere, zeitsparendere Möglichkeiten zum Wiederfinden und Verteilen von Informationen.
Eine Ersparnis entsteht allerdings nur, wenn die Investition in ein DMS auch gut überlegt ist.
(Quelle: jdk Portal)