E-Mail-Archivierung

Die rechtskonforme E-Mail Archivierung darf von Unternehmen keinesfalls vernachlässigt werden. In der Geschäftswelt wird heutzutage ein Großteil der Geschäftskommunikation als E-Mail abgewickelt. Angebote, Bestellungen, Verträge etc. werden als E-Mail versendet und sind somit elektronische Handelsbriefe. Die Archivierung von E-Mails spielt daher eine bedeutende Rolle.

IT Verantwortliche müssen sicherstellen, dass alle notwendigen E-Mails rechtskonform archiviert werden. Abhilfe schafft eine unternehmensweite Strategie zur Verwaltung und Archivierung der elektronischen Nachrichten in einem modernen DMS. Das sorgt zusätzlich für eine Entlastung des Mailservers. Der Zugriff auf die projektbezogene Kommunikation liegt somit an einem zentralen Ort.  

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Rechtssichere Langzeitarchivierung Ihrer Dokumente

Jedes Unternehmen muss sich mit dem Thema der Archivierung von Dokumenten befassen, nicht nur aufgrund der unterschiedlichsten rechtlichen Compliance-Aspekte, sondern auch um die Arbeitsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu gewährleisten.

Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme in Verbindung mit einem DMS eingesetzt. Außerdem verlangt die Nachweispflicht sämtlicher geschäftskritischer Daten eine ausfallsichere Archivierung über Jahre hinweg.

Das Ziel ist die revisionssichere Langzeitarchivierung von Daten aus DMS- und ECM-Systemen mit einem maximalen Schutz der Daten vor Manipulation und unerlaubtem Löschen. Das daraus resultierende Ergebnis ist somit gesetzeskonform.

Für die Implementierung eines solchen Systems in Ihrer bestehenden Umgebung und die Integration mit verschiedensten Speichersystemen empfehlen wir ein CAS-System (Content Addressed Storage), wie zum Beispiel die Lösung von iTernity iCAS. Es kann sowohl physisch als auch virtuell eingesetzt werden und ist durch die ELO Digital Office GmbH für die Langzeitarchivierung zertifiziert.

Rechnungen rechtskonform archivieren

Mit der Lösung für den Rechnungseingang von ELO profitieren Sie durch Senkung der kostenintensiven Überprüfung Ihrer Belegdaten. Das intelligente System trainiert und lernt selbstständig, Ihre Rechnungen auszulesen und zu klassifizieren. Das System ist in der Lage, unvollständige Daten automatisch durch Abgleich Ihrer Kundendatenbank zu vervollständigen. Abschließend wird die Rechnung rechtskonform in ELO archiviert und ermöglicht Ihnen im Anschluss eine workflowgesteuerte Rechnungsverarbeitung, wie zum Beispiel Rechnungsfreigabe, Buchung, Mahnung etc.

Eine zeitintensive Überprüfung der Finanzbuchhaltung minimiert sich mit der Zeit um ein Vielfaches. Alle Mitarbeiter haben die Übersicht aller Vorgänge der Rechnungen im Überblick. Skonto- und Liquiditätseinbußen gehören der Vergangenheit an. Die Buchung kann automatisiert oder autorisiert durch einen Benutzer in Ihrem ERP-System ausgelöst und die Anbindung an alle gängigen ERP-Systeme kann nahtlos integriert werden.

Ihr Ansprechpartner bei PKN

Lars Neumüller
Teamleiter Applikation
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